Automatyzacja procesów często dotyka danych osobowych — klientów, kontrahentów, pracowników. Dlatego zgodność z RODO powinna być częścią projektu od pierwszego dnia, a nie dodatkiem na końcu.
Minimalizacja danych
Automatyzacja powinna przetwarzać tylko te dane, które są naprawdę potrzebne do wykonania zadania. Im mniej danych krąży między systemami, tym mniejsze ryzyko i prostsza dokumentacja.
Przejrzystość i kontrola
Musisz wiedzieć, gdzie dane trafiają, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. Dobre wdrożenie zostawia te decyzje po stronie firmy — z jasną listą systemów i dostawców.
Bezpieczeństwo techniczne
- Szyfrowanie danych w transmisji i w spoczynku.
- Dostęp tylko dla osób i procesów, które go potrzebują.
- Brak zbędnego kopiowania danych do narzędzi „na próbę".
- Historia działań — kto i co zrobił z danymi.
Dobrze zaprojektowana automatyzacja bywa bezpieczniejsza niż proces ręczny — bo ogranicza liczbę osób i miejsc, przez które przechodzą dane.
Umowy i dokumentacja
Jeśli automatyzacja korzysta z zewnętrznych usług, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania i aktualizacja rejestru czynności. Ustalamy to razem z Tobą przed uruchomieniem, żeby wdrożenie nie zatrzymało się na formalnościach.
